Mailbox organiseren? Ik geef je 7 tips voor een dagelijkse lege inbox!

Hoe staat het met jouw mailbox? Altijd overvol of houd je hem netjes bij en heb jij een zero inbox beleid? Ik behoorde heel lang tot die eerste groep mensen. Door alle nieuwsbrieven, mailtjes van collega’s en vrienden, liep mijn inbox altijd over en zag ik door de bomen het bos niet meer. Een jaar of twee geleden was ik het beu en ben ik mijn mail anders gaan organiseren. Nu heb ik tegenwoordig maximaal 10 mailtjes in mijn mailbox staan. Benieuwd hoe ik dat doe?

Lees snel verder en leer hoe je je mailbox op een effectieve manier kan organiseren!

TIP 1 | HOLD, READ & ARCHIVE

Vroeger had ik in mijn inbox zo’n enorme lijst aan verschillende mappen. Dit was mijn poging om structuur aan te brengen in mijn inbox. Volgens mij doen nog steeds veel mensen op deze manier hun mailbox organiseren maar er is een veel effectievere manier!

Tegenwoordig heb ik namelijk (naast mijn inbox) maar drie mappen meer:

  • HOLD: Hierin plaats ik alle mailtjes die nog wachten op een antwoord van iemand anders, waarvoor ik nog iets moet uitzoeken of die belangrijke informatie bevatten voor een vergadering/event/etc. dat binnenkort plaatsvind.
  • READ: Ik ben op het moment op een aantal heel interessante nieuwsbrieven ingeschreven die ik zeker niet wil missen, maar waar ik ook niet altijd tijd (of zin) voor heb om die op dat moment te lezen. Deze plaats ik dan in de map ‘to read’ om op een later moment nog eens door te lezen.
  • ARCHIVE: Hier gaan alle mailtjes die ik gelezen én afgehandeld heb. En ja, ze gaan allemaal op één grote hoop. Je kunt in je mailbox (ik gebruik Outlook, maar kan volgens mij ook in andere mailboxen) gewoon een zoekwoord in typen en je hebt je mailtje binnen een paar seconden weer gevonden. Je weet over het algemeen toch wie de afzender was (dan zoek je op naam) of waar het over gaat (dan zoek je op onderwerp). Veel handiger dan allerlei losse mapjes.

Op deze manier blijven alleen de mails waarbij ik actie moet ondernemen nog in mijn inbox staan. Er zijn mensen die het fijn vinden deze ook in een mapje ‘Actie’ te zetten. Ik heb dit geprobeerd, maar ik vergat dan vaak toch te reageren omdat ik ze niet meer direct zag staan en eraan herinnerd werd.

TIP 2 | 2 MINUTEN REGEL

De mailtjes die overblijven, moet ik dus nog iets mee doen. Probeer mailtjes die je minder dan 2 minuten tijd kosten om te antwoorden, direct te beantwoorden! Dan ben je er meteen van af! Zo ook met afspraken: zet ze meteen in je agenda (evt. met melding). Dan hoef jij er niet meer aan te denken 🙂

TIP 3 | EVEN CHECKEN

Je mailbox is – als het goed is- inmiddels al aardig uitgedund. Je kunt nu de nieuwe binnenkomende mailtjes goed beoordelen en in de juiste map plaatsen. Vergeet dan ook niet om vooral de map ‘on hold’ even door te nemen. Dit zou je op een vast moment in de week kunnen doen (bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag) of je kunt dit moment inplannen in je agenda. Wat jij fijn vind!

 

Blog - Mailbox organiseren - 7 tips - Productiviteit - The Office Project

 

TIP 4 | EVEN WACHTEN…

Er zit inmiddels structuur in je mailbox. Dan komt nu de volgende stap. Begin jij elke ochtend meteen met het checken van je email? Niet doen! Je kunt namelijk afgeleid worden door de mails in je mailbox waardoor je niet meer aan het werk toekomt dat je eigenlijk wilde doen. Begin eerst met je eigen ‘to do’ lijst en het werk dat moet gebeuren en bekijk daarna pas je mailbox.

TIP 5 | MAIL ZELF MINDER

Deze tip is zo logisch en toch zo handig! Als je zelf minder mailt, krijg je ook minder mailtjes terug! Heb je een korte vraag? Loop even naar je collega of bel je collega/klant/businesspartner – en houd het kort – in plaats van te mailen. Je hebt over het algemeen sneller antwoord en je hebt weer één (of meerdere) mailtjes minder in je inbox.

TIP 6 | WEES COMPLEET

Als je dan zelf gaat mailen, wees dan in je mailtje ‘to the point’ en kom zelf met voorstellen en adviezen. Mail al je vragen in één keer zodat je zo min mogelijk mailverkeer krijgt. Ik zal een voorbeeld geven. Wil je met iemand afspreken? Vraag dan niet wanneer hij/zij kan, maar kom zelf meteen met data waarop jij kan zodat je minder over en weer hoeft te mailen. Dat scheelt weer een paar mails in je inbox 🙂

TIP 7 | STOP DE EMAILTERREUR!

We hebben het tot nu toe vooral gehad over je mailbox organiseren en over je eigen mailgebruik. Maar hoe zorg je er nu voor dat er ook minder mails binnenkomen? Hieronder geef ik je graag nog een paar effectieve tips om de inkomende mails te verminderen:

  • Zet in de handtekening van je mail dat je minder wilt mailen en vraag anderen dit ook te doen;
  • Wil je het echt rigoureus aanpakken? Stel een automatisch antwoord in waarin je aangeeft dat je minder mailt en minder je mail checkt. Is iets dringend? Vraag dan of men je belt. Op deze manier krijg je minder mails binnen en verwacht men niet dat je binnen een paar uur terug mailt.
  • Vraag je collega’s om jou niet onnodig in CC/BCC te zetten.
  • Schrijf je uit bij nieuwsbrieven die niet bijdragen aan je doelen (handige website hiervoor is: unroll.me).

 

Vanaf nu heb jij altijd een (zo goed als) lege mailbox. Ik ben benieuwd, hoe doe jij je mailbox organiseren?

 

 

Geef een reactie